איך לשמור על וולביינג של עובדים בתקופת עומסים?
דצמבר הוא חודש מוזר בארגונים.
מצד אחד, כולם רצים לסגור קצוות, לעמוד ביעדים, לעבור את הסערה.
מצד שני, האנרגיה של העובדים כבר נמוכה מסיבות טבעיות: עומס, חופשות, סיכומים, שחיקה מצטברת של שנה שלמה.
הצירוף הזה יוצר מצב שמנהלים מכירים ממש טוב: העובדים מתפקדים, אבל לא באמת נמצאים שם.
וזה לא קשור לעצלנות, דור אחר, או צרכים רגשיים. זה קשור לניהול.
וולביינג, בניגוד למה שחושבים, הוא לא "פינוק".
הוא מנגנון עסקי שמאפשר לארגון להחזיק ביצועים לאורך זמן. כשעובד טוב שחוק, זה עולה לארגון הרבה יותר מיום חופש.
אז איך שומרים על האנשים בתקופות עומס מבלי לעצור את העבודה?
1. מנהלים אנרגיה, לא רק משימות:
רוב הארגונים מנהלים רשימות. מעט מאוד מנהלים קיבולת.
העובדים לא נמדדים רק בכמה הם עושים, אלא בכמה הם מסוגלים לסחוב.
תקופה של עומסים דורשת שינוי גישה: לא מה עוד אפשר לדחוף, אלא מה אפשר להוריד.
לפעמים הורדה של 10% עומס, מעלה 40% ביצועים. זו מתמטיקה פשוטה של אנרגיה.
2. מורידים רעש כדי להחזיר בהירות
העומס האמיתי לא מגיע מהמשימות, אלא מהפרטים הקטנים:
- הודעות שמגיעות כל 3 דקות
- קפיצות בין משימה למשימה
- ישיבות מיותרות
- תיאומים שמייצרים כפילויות
- דרישות לא ברורות
- "אפשר דקה?" שלוקחת חצי שעה
ברגע שמנהלים מזהים את הרעש ומנקים אותו, הוולביינג עולה כמעט מיד.
איך עושים את זה? בהגדרה ברורה של:
- שעות שקט
- זמני מענה
- תעדוף
- הגדרת דחוף/לא דחוף
- מה נכנס לרשימה ומה לא
עובד עם בהירות הוא עובד רגוע. ועובד רגוע מייצר תוצאות.
3. משתמשים בחוזקות של העובדים, לא רק בזמינות שלהם
בישראל יש תרבות ארגונית מאוד ברורה: "מהר, עכשיו, מי פנוי?"
אבל "מי פנוי" זה הפתרון הכי יקר שיש. כי עובדים מבצעים משימות שלא מתאימות ליכולות שלהם,
והארגון משלם על זה באיכות, בזמן ובשחיקה.
בזמני עומס, דווקא אז, צריך לעבוד הפוך:
- מי הכי טוב למשימה הזאת?
- מי יבצע אותה בצורה הכי אפקטיבית?
- מי ייתן ערך גבוה יותר בפחות זמן?
עבודה לפי חוזקות מנמיכה שחיקה ומעלה תוצאות.
4. מייצרים נקודות עצירה קצרות, כדי למנוע התרסקות בזמן עומס, האינסטינקט הוא לרוץ.
אבל ריצה בלי עצירות מביאה בדיוק לשם, התרסקות. אנחנו מלמדות מנהלים להטמיע "מיקרו עצירות":
- 5 דקות נשימה בין ישיבות
- סיכום יומי קצר
- שיחה של 10 דקות עם עובד שמראה על לחץ
- עצירה שבועית לתעדוף מחודש
אלו דברים קטנים שמורידים חצי מהלחץ. בלי לעצור עבודה.
5. מדברים אמת ולא מנהלים חזיתות
יש תקופות שבהן העובדים מרגישים את הלחץ טוב יותר מהמנהלים. הם יודעים שיש עומס. הם יודעים שקשה.
מה שמטלטל אותם זה לא העומס, אלא תחושת חוסר האמת.
שיחה פתוחה כמו:
"החודש עומד להיות אינטנסיבי, אנחנו נעמוד בזה ביחד, ואני כאן לסמן מה חשוב ומה לא"
מורידה יותר מתח מכל הרצאה בנושא רוגע.
שקיפות = וולביינג.
6. מחזירים שליטה לעובדים
כשלוקחים מהעובד שליטה, מורידים ממנו אחריות, מעלים אצלו לחץ, מקבלים תפקוד בינוני.
זה קורה המון בעומסים. דווקא עכשיו, צריך לתת שליטה בחזרה:
- בחירה סדר עדיפויות עבודה
- חלוקת משימות ריאלית
- עצמאות בקבלת החלטות קטנות
- בעלות על תהליך
כשעובד מרגיש בעל בית על העבודה שלו, הוא לא נשחק באותה רמה.
וולביינג הוא לא עטיפה יפה, הוא לא "ערך של הדור החדש", והוא לא משהו שעושים "כשיהיה זמן".
וולביינג הוא הבסיס של ארגון יציב. מי שרוצה תוצאות טובות לאורך זמן,
חייב לנהל את האנשים שלו לא רק דרך המשימות, אלא דרך האנרגיה.
אם הארגון שלכם נכנס בדצמבר לעומסים ואתם מרגישים שהאפקט מצטבר,
אנחנו כאן כדי להיכנס, לאבחן ולבנות מנגנון וולביינג שמחזיר שקט, סדר וביצועים.
